传媒从业多年，时有客户与朋友为新闻发布会邀请媒体而苦恼来找笔者，或咨询邀请函怎么写，或让推荐媒体名单，或让介绍记者朋友，或让传授一些技巧等等。看得出，媒体记者邀请确实有一门大学问。那么其实外包应该是最好的合作形式了，省时省力，而且高效专业。

　　那么贵阳有没有专门的为新闻发布会、年会等进行媒体邀请、记者邀请的公关、传媒公司呢？答案是确实有，贵阳虽然落后，但是近年来弯道超车，GDP年年成为增长率排名靠前的省份，随着大数据概念的落地，多彩贵州旅游的全面铺开，目前贵阳的会议会展、活动推介等越来越多，因而也产生了诸如“贵州鼎道传媒有限公司”等专业提供会议、会展、年会等提供媒体记者邀请的公司。

　　回到咱们的主题，贵阳如何邀请记者参加活动并报道？通常情况下是先联系记者，方式可以是找朋友介绍，或者是打电话到报社、电视台、网站的客服电话，说明来意，然后把活动邀请函给相关负责人。

　　邀请函的撰写也比较讲究，不能太繁冗啰嗦了，但是也必须要把时间、地点、主题等等交代清楚。如果需要做专访，做拍摄、摄影等，在给了邀请函后也要预先和媒体交待清楚。贵阳的记者邀请最好是在活动前三五天左右为宜。在活动开始前的一天最好也要打个电话或者发个信息提醒下相应记者，免得有遗忘的，或者临时有急事的，好及时协调。

　　通常是让媒体记者提前一二十分钟到场，到场后便是签到环节。一般就是让记者留下单位名称还有姓名、电话、银行卡等。因为涉及到车马费（至于什么是车马费大家可以关注下“鼎道传媒”的官网，本文不再累述），当然车马费也可以现场付现金，或者转微信等。车马费给多少合适呢？通常是600到1000之间，不过都是建议企业主多给，因为多的成本和费用都花了，你就给个还不够记者打车来回的费用，也影响人家报道的积极性。

　　在签到的同时，也是把当天的新闻通稿给到记者。新闻通稿是必须要准备的，因为一个活动要请几十家媒体，可能去现场的记者不是每个人对企业以及行业的了解程度都很深刻。所以有个通稿给借鉴最好，还有就是给了通稿也等于是把企业主的宣传重点在里面强调了，这样记者在报道时尽量提及。

　　新闻发布会的媒体邀请还有很多细节，在此就不累述了。建议大家找一些专业机构就行了，诸如天马传媒，贵州鼎道传媒这样的专业机构。从媒体邀请、邀请函制作、通稿撰写、记者邀请、现场签到、现场维护、监督发稿、报道汇总等一条龙处理。

　　附贵州媒体